סופרטולז שימושיים לעבודה

 

ביום-יום המקצועי של כולנו, הרבה מאד מהזמן מתבזבז על חוסר יעילות, תקשורת פנימית מסורבלת, ועיכובים שנובעים מחוסר סדר וארגון. למזלנו, בשנים האחרונות ישנה פריחה בתחום הכלים והעזרי העבודה, דוגמה טובה לכך היא קהילת ה – supertools (חפשו ועקבו אחריה בפייסבוק) המשגשגת. בפוסט שלעיונכם, אשתף בחלק הראשון את התפיסה שלי לגבי שימוש בכלים. במידה ואתן מעוניינות בכלים עצמם, פשוט דלגו לחלק ב' שמוקדש לסקירה של כלים פופולריים מחולקים לדרגות קושי שונות. במידת הצורך, יותר מאשמח לצרף את סקירת הכלים כ PDF נפרד, מוזמנות לבקש. כמובן שגם יותר מאשמח אם תמליצו או תשללו כלים שניסיתן בתגובות.
קריאה יעילה!


כמה קווים מנחים לעבודה עם כלים

 

נתחיל מהבסיס לחברות והחברים שפחות מתמצאים בתחום. לצורך העניין, כלי יכול להיות כל דבר שעוזר בתהליכי חשיבה, ייעול תהליכים והגברת הפרודוקטיביות בחיים המקצועיים והאישיים. כנגזרת מכך, השימוש בכלי חייב לחסוך לי זמן בטווח הבינוני-ארוך. אם אחרי מספר ניסיונות, אני עדיין מתקשה בשימוש הבסיסי, אפשר לזרוק את הכלי לבית הקברות של הכלים. בנוסף, אני מסרב לקבל שכל כלי חייב להיות מוצר דיגיטלי, ולראיה שני הכלים להם אני שומר אמונים הם עיפרון ומחברת, לצד טושים ולוח מחיק שבלעדיהם אני לא מסוגל לחשוב. במסגרת המסע למציאת הכלי המושלם עבר צרכיי, לא פעם אני מסוחרר מכמות האפשרויות העומדות לפניי, לכן ההמלצה שלי היא לחפש את הכלי הפשוט ביותר. כאמור, הרבה פעמים דף ועפרון יספיקו ויחסכו לא מעט שעות של מחקר.

 

לשימושכן, מצרף נקודות למחשבה והמלצות לכלים למגוון צרכים:
    1. לא להתחייב לכלי לפני שחייבים – הרבה פעמים יש לי נטייה לנסות ולאמץ פתרונות חדשים כי הם מגניבים, ובדיוק מה שחיפשתי והם גם חינמיים לחודש הראשון. הרבה פעמים יש לנטייה הזאת לאימוץ מהיר גם צד שלילי, המעבר בין פלטפורמת גורר אחריו גם שינויים באופן העבודה ומשפיע באופן רוחבי על תהליכי העבודה בצוות או בחברה ובעצם תורמים ליצירת בידודים (silo) ביניכם לבין שאר העולם. לכן צריך באמת להבחין בין כלי שמאפשר לכם לבצע משימות קיימות בצורה נוחה ומהירה יותר, לבין כלי שהוא יותר משחק לשעות הפנאי.
    2. מחקר מחקר מחקר – בהתאם לסעיף הראשון, חשוב מאוד להבין מה מפריע לנו במצב הנוכחי (pain points). העיקרון פה פשוט: אפיון הצורך שלי, הבנת הקטגוריה הכללית ולבסוף חידוד ההבדלים בין הכלים שונים בקטגוריה. קחו בחשבון שלכל כלי כנראה יש מספר רב של כלים מקבילים עם פיצ'רים דומים ומעט שוני שמבחין ביניהם. לכן חשוב להבין ולרכז את הצרכים שחשובים לכם מצד אחד, ומצד שני לוודא שלא מדובר בכלי אזוטרי שרק ירחיק אותנו משאר העולם.לדוגמה, אני מחפש מערכת שתעזור לי לשלוח הודעות בתוך הצוות שלי בעבודה. הקטגוריה היא Instant Messaging – ולצורך העניין, הכלים האפשריים הם ווצאפ, סלאק ופייסבוק מסנג'ר. בחרתי בסלאק כי בווצאפ ובמסנג'ר אני מתפתה לקרוא ולשלוח הודעות שלא קשורות לעבודה, או לגלוש בפייס בזמן העבודה, ולכן סלאק הוא הכלי הנבחר (על אף חסרונותיו המובנים לכשעצמם).
    3. לבקש חינם – נקודה מגניבה ממש. זוכרים שפעם היינו מאיימים על הוט בהתנתקות ופתאום היינו זוכים בהנחה משמעותית? אז אותו הדבר. במידה ותקופת הניסיון עומדת להיגמר והכלי מרגיש קצת יקר מדי, אני מציע לשלוח מייל לשירות לקוחות ופשוט להגיד כמה המוצר מעולה לכם, אבל צריך הנחה כי יקר לכם מדי/ אתם ארגון חברתי ולכן התקציב מוגבל. תתפלאו כמה הגישה הזו יכולה לחסוך לכם.
    4. לנסות, אבל באמת – כמו בזוגיות, ברגע שמחליטים שהולכים על זה, אז הולכים על זה. בחלק גדול מהשירותים החדשים, רף הכניסה גבוה וצריך זמן ומחויבות צוותית בכדי למקסם את השימוש ולהפוך אותו למשתלם. לכן, להקדיש זמן למחקר, ללמוד קצת את הכלי באופן נפרד משגרת הפעילות ולייצר פרוטוקול עבודה ורק אז להחליט אם לשכנע אחרים להצטרף אליכם, או להבין שהמעבר (migration) לכלי החדש לא שווה את זה. כלל אצבע – עדיף כלי נפוץ יותר ושפחות מתאים לצורך המדויק שלנו, מאשר כלי מושלם שנעבוד עליו לבד (בהנחה ששיתוף פעולה הוא העקרון החשוב ביותר).
    5. שימוש בתבניות – בכדי לחסוך זמן בטווח הארוך, אני ממליץ לחשוב בצורה תבניתית (template) ולהשקיע את הזמן במחשבה הראשונית ואח"כ לרוץ על הפורמט והפרוטוקול שהגדרתי. למשל, להשקיע בכתיבת מייל ליצירת שיתופי פעולה, לבחון כמה גרסאות שונות שלו (B/A), ורק לאחר מכן לשלוח אותו על אוטומט. בשלב מסוים החשיבה התבניתית משתלטת על המוח והופכת להתמכרות – זה פשוט כיף לחסוך במאמצי חשיבה ופשוט לרוץ על משימות שחוזרות על עצמן.
    6. No code – טרנד מתמשך בעולם של הכלים הדיגיטליים. בעוד ובעבר היה צורך בכתיבת קוד בכדי להשתמש באפשרויות מתקדמות, היום חלק גדול מהמוצרים נבנה מראש לבני אדם רגילים – מה שבגדול מעיד על חווית משתמש מעולה. הכלים החדשים עליהם ארחיב בהמשך, מאפשרים לנו לייצר בסיס נתונים, ולחבר אותו (integration) לשירות שליחת המיילים שלי, שבו אני משתמש בתבנית מוכנה מראש לכל סוג מייל. די בקלות ייצרתי מערך מאוד משוכלל ויעיל, בעלות של בערך 30$ בחודש ובלי להשתמש במתכנת. לצד כל הנפלא הזה, צריך עדיין להכיר כמה פונקציות בסיסיות כמו sum, average, if, and, or שעדיין אי אפשר בלעדיהן.
    7. אינטגרציות – טרנד נוסף ודי משמעותי הוא האפשרות לחבר בין מערכות שונות. עד כמה שזה נשמע לנו פשוט, רק בשנים האחרונות חברות שמות דגש על אפשרות שיתוף והעברת נתונים בין התוכנות שונות. בגדול מדובר בלא פחות ממהפכה (למתקדמים: המפתח נמצא בשינוי למודל עסקי של שירות, בניגוד לרישיון בעבר), שהופכת את החיים שלנו לנוחים ויעילים הרבה יותר. בפשטות, המון תוכנות מאפשרות לנו לחבר תוכנות נוספות באופן מובנה ובכך להנות משימושיות גבוהה יותר. לדוג: אפשר לחבר את חשבון הסלאק שלי לגוגל ובכך לקבל התראות על שינויים שנעשו בקבצים שקשורים אליי. כשאנחנו מתלבטים בין מוצרים, שווה לבדוק האם הם מתחברים למוצרים אחרים שבהם אנחנו משתמשים ובכך לייצר מכפיל כוח.

דרגת קושי: מתקדמים א'

תקשורת והודעות

Slack

הקטגוריה המרכזית והבסיסית ביותר בעולם העבודה המודרני ובמיוחד בעת האחרונה של עבודה מהבית וכו'. היכולת לתקשר באופן צוותי היא סוג של מפתח להבטחת הפרודוקטיביות בתוך הצוות ובכלל. מהניסיון שלי, ווצאפ פשוט לא מתאימה לעבודה צוותית, בעיקר בגלל חוסר ההפרדה בין התקשורת של העבודה לתקשורת האישית. מעבר לכך, היתרון הגדול בסלאק (slack) הוא בגמישות שהיא מאפשרת. המעבר מקבוצה להודעה פרטית, אינטגרציה עם כל מה שזז, העברת קבצים ועוד.

 Boomerang

תוסף שמתחבר לג'ימייל ומאפשר לנו לתזמן את שליחת וקבלת המיילים שלנו לזמן קבוע מראש. נשמע קטן ופשוט, אבל בהחלט נחמד ושימושי.

ניהול משימות

Google Keep

אפליקציה פשוטה מאוד ונוחה לתפעול. אני משתמש בה בעיקר עם עצמי או מקסימום כדי לשתף רשימת סופר או קניות לאיקאה. לא הייתי משתמש בה כדי לנהל צוות או פרויקט, אבל היא די טובה כדי לוודא שלא נשכח דברים חשובים. מציע לנצל 2 פיצ'רים שימושיים: שיתוף ההערה לאיש קשר – כך שאפשר לעדכן במקביל, הוספת תמונות להערות – יותר נעים לגלול בין ההערות.

הכל בזול

Fiverr

פחות כלי ויותר שירות, שמציע עשרות אלפי פרילנסרים שישמחו לבצע עבודות שונות במחירים שווים לכל כיס. במידה ואתם מחפשים עיצוב בסיסי למסמכים, עיצוב לוגו, עזרה בכל דבר דיגיטלי שעולה על הדעת – פייברר הוא המקום בשבילכם.

עיצוב וגרפיקה

Canva

אם אני לא טועה, הכלי הזה כבר הוצג מספר על ידי לא מעט חברים בקהילה. אין לי פה הרבה מה להוסיף, מלבד החשיבות שבעיצוב, וחשיבות מבחן ה- A/B. הגישה שלי היא שכל מסמך או מצגת משמשים כהזדמנות להרשים את מי שמולכם (הבוסית, השותפה, ושאר חברות הצוות). לכן, עיצוב נכון של המסמך יכול להוביל לפתיחות ונכונות גבוהים יותר מהצד השני. בהקשר הזה, שווה לשמור מסמכים (מיילים אוטומטיים, חוזים, פרסומות) ששלחו לכם ואהבתם, ולנסות לנתח מה עבד בהם – התמונה, גודל הגופן, המסר וכו'. בנוסף, במידה ואנחנו שולחים את המסמך בקנה מידה גדול (מעל כמה מאות), אני ממליץ ליצור שתי גרסאות שונות בתכלית ולראות לאיזה מגיבים יותר טוב.

 Snippet tool

אחד הכלים היותר שימושיים שמגיע עם כל מחשב. למשתמשי ווינדוס פשוט חפשוsnip & sketch ותתחילו לגזור ולשלוח צילומי מסך לכל דורש.

Nimbus Screenshot & Screen Video Recorder

כשמו כן הוא, תוסף קליל וחביב שיאפשר לכם לא רק לקחת צילומי מסך ולבצע עליהם מניפולציות גרפיות, אלא גם להקליט את מה שקורא במסך שלכם, סופר שימושי לצילומי מדריכי how to’s.

X To Y

תת קטגוריה חשובה בפני עצמה. כעקרון, ניתן להמיר חלק גדול מפורמטים לסוג אחר באמצעות כלי המרה. כל מה שצריך לעשות זה לחפש בגוגל pdf to word וכדומה ולהנות מהזמן ועוגמת הנפש שנחסכו.

דרגת קושי: מתקדמים ב'

ניהול משימות

ניהול משימות ופרויקטים היא עוד קטגורית דגל בתחום הכלים הדיגיטליים. מדובר באחד התחומים הצומחים בעולם החדש, ולראיה השווי המזנק של החברות שעוסקות בתחום. הרעיון מאחורי האפליקציות הוא שקשה מאוד עד בלתי אפשרי לעבוד על פרויקט לבד, לצד ההבנה שחייבים שיתוף פעולה ותקשורת מתמשכים מצד כל המעורבים (stakeholders) במשימה עליה אנחנו עובדים.

 

בחלק גדול מהמקרים, התפיסה שעומדת מאחורי הכלים היא ה Kanban שמשקף ציר זמן (הציר האופקי) ומצד שני סדר חשיבות הפנימי (הציר האנכי) ובכך נוצר תעדוף (priority) כפול. מבטיח שזה יותר פשוט ממה שזה נשמע. קחו בחשבון ששימוש יעיל בכלים האלו יחייב משמעת די גבוהה מכלל חברי צוות – עדכוני סטטוס, יצירת משימות, חלוקת אחריות ועוד. מספיק שאחד מחברי הצוות לא יעדכן בזמן, וחלק מהיתרונות ייעלמו כלא היו. עוד נקודה חשובה, היא שלב המעבר לשירות כזה. לטעמי, כל עוד הצוות מספיק קטן ושולט בכמות המשימות הכי טוב לשמור על הפשטות ולדבוק בגוגל שיטס ודומיו.

 

Trello / Monday / Asana Basecamp

אני לא יודע לדבר יותר מדי על ההבדלים בין השירותים השונים. יש לי ניסיון של כמה שנים בטרלו, וסך הכול הוא עובד די טוב אצלנו בחברה – פשוט, מתחבר להמון כלים ודורש בגדול כיוונון ראשוני וזהו. מצד שני עבודה על פרויקטים ארוכים ומורכבים לא הכי נוחה. מציע לחקור קצת מה הפלוסים והמינוסים של כל אחת מהאפשרויות ולבחור בהתאם לצרכים שלכם.

Evernote

גרסה משודרגת של הגוגל קיפ. מאפשר לרשום הערות ולהצמיד אותן לקונטקסט הנכון. בנוסף ניתן להשתמש בה ככלי לניהול משימות. באופן אישי פחות יצא לי להשתמש ולחוות, אבל חברים מהעבודה די נהנים וממליצים.

צ'ט ואינטראקציה עם לקוחות

האינטראקציה עם הלקוח היא עוד אחד מהיהלומים שבכתר העולם הדיגיטלי. המעבר לעולם שכולו דיגיטלי, לצד הזמינות האינסופית של הלקוחות, מובילים למעקב אחרי תנועת הלקוח, לצד היכולת לשלוח מסרים סופר מדויקים בזמן אפס. בהמשך לכך, העלייה בכמות הלקוחות מצריכה מאתנו יצירתיות בשימור ותחזוקת הקשר, לצד פתרון בעיות טכניות במינימום זמן ומאמץ.

 CRM

מערכת לניהול קשרי לקוחות (customer relationship management). תפקיד המערכת שכזו הוא אחסון ושמירה של כלל הלקוחות והלקוחות העתידיים שלנו (leads) שלנו, בצורה נוחה ושמאפשרת פילוח וניתוח של כלל אנשי הקשר. במסגרת ה CRM ננהל מעקב אחרי כל התקשורת היוצאת והנכנסת אל ומהלקוח ולעיתים גם ננהל את מערכת התמיכה (support) דרכה. המערכת המתקדמות יותר מתממשקות עם אין ספור תוכנות ואפליקציות נוספות שמסוגלת להפיק אין ספור תובנות עסקיות. החברה המשמעותית ביותר בשוק היא כמובן salesforce, שגם בנתה מפלצת תוכנה עם חנות אפליקציות משגשגת, וגם ייצרה יש מאין מודל עסקי ("תוכנה כשירות") שרוב הסטרטאפים כיום פועלים על פיו.

Intercom

לצד מערכת הCRM ששומרת את נתוני הלקוחות אנחנו נרצה גם להוסיף עוד לידים ולנהל איתם קשר שוטף. אינטרקום בדיוק נכנסת לבין לבין הזה ומאפשרת יצירת קשר (engagement) עם כל סוגי הלקוחות ובאמצעים שונים כמו מיילים, צ'אט באתר, שיתוף מסמכים ועוד. מהניסיון הדי משמעותי באינטרקום, אני חייב להגיד שמדובר במערכת נפלאה, עם המון אפשרויות מתקדמות לצד פשטות מעוררת קנאה. אגב, ממליץ בחום להתעדכן בבלוג שלהם ולהישאר מעודכן בתחום.

טכני

Edit this Cookie / Incognito

לאור עליית חומות התשלום באתרים השונים, לצד ההגבלה על כמות הקריאה האפשרית בטווח זמן, נמצא פתרון שמאפשר את עקיפת מסך הברזל הדיגיטלי. אמנם המוסריות נמצאת בספק, אבל בכל זאת. רקע למתקדמים, הדרך בה אתרים שומרים על הרקורד שלנו היא באמצעות קבצי העוגיות (cookies) שמשמשים כעקבות שהאתר משאיר על גבי המחשב שלכם. לכן, מניפולציה על הקוקיז היא בעצם שינוי קבצים בתוך המחשב האישי. בדומה למצב אינקוגניטו (Ctrl+shift+n), edit my cookie, פשוט מוחק את קבצי העוגיות מהמחשב ובכך בעצם גורם לאתר לחשוב שמעולם לא ביקרתם בו. טיפ חשוב, כשאתם קונים משהו באינטרנט, שווה תמיד לנקות עוגיות מצד אחד או לעבוד במצב אינקוגניטו בכדי למנוע ממערכת התמחור לחשוב שאתם 'חמים' על המוצר ולהעלות את מחירו.

בלוגים

Medium

פלטפורמה פופולרית לבלוגים שמאפשרת מעקב נוח אחרי נושאים שמעניינים אתכם בצורה נוחה. בנוסף, במידה ותמיד חלמתם לפתוח בלוג מקצועי, ההנחה שלי שמדיום היא המקום להתחיל.

לימודים און-ליין

אם עוד לפני הקורונה עולם הלימודים הדיגיטלי צבר תאוצה, אני מניח שהיום כבר מדובר בהתפוצצות רבתי. חלק גדול מהידע שלי באקסל, SQL ובשיווק דיגיטלי נלמד בכל מיני קורסים שונים ומשונים. גם במקרה הזה, ממליץ לשלם על קורס רק כמוצא אחרון, את רוב החומר אפשר למצוא מפוזר בין כמה קורסים שונים, ובכנות אני לא בטוח כמה התעודות סיום באמת משמעותיות, אז לשיקולכם מידת ההשקעה הכספית. הפלטפורמות שאני ממליץ עליהן: Youtube, Udemy, Edx, Dataquest/datacamp

דרגת קושי: מתקדמים ג'

טכני

Zapier

אחד מהכלים היותר משמעותיים ברשימה. בעקרון זפייר פשוט מחבר בין תוכנות וגורם להם לעבוד אחת עם השנייה, בהתאם לצרכים (use case). בנוסף, בתוך זפייר קיימות יכולות אוטומציה מובנות, כך שברגע שבצענו את החיבור, נוכל לתזמן את התדירות. כמו שהדגמתי למעלה, אני יכול לחבר בין מסמך גוגל שיטס לבין אינטרקום, כך כשכול פעם שמתווספת שורה בגוגל שיטס, זפייר יעביר את המידע לאינטרקום שבתורו ישגר מייל אוטומטי. דוגמה נוספת היא האפשרות לחבר בין גוגל קלנדר לטרלו, ולהגדיר אירוע ביומן בהתבסס על המשימות בטרלו.

אתר אינטרנט

Wix

עוד קטגוריה צומחת שעתידה עוד לפניה – פעם שמעתי את מנכ"ל Wix אומר שהמטרה שלהם היא שלכל אחד בעולם יהיו 2 (!) אתרי וויקס, ככה שאנחנו רק בתחילת הדרך. אתרי האינטרנט בימינו מכילים לא מעט שכבות שונות – מהחל ממה שמוצג, דרך איסוף של כל נתון אפשרי על ידי כל חברה אפשרית, ועד מערכות תשלום וסליקה מיידיות. פלפטורמות כמו Wix שואפת לעזור לנו להיפטר מהעלויות שכרוכות במתכנתים ומציעה בניית אתר בסיסי פלוס בקלות יחסית. חשוב לזכור, תפקיד האתר אינו רק למכור מוצרים, אלא גם איסוף מידע, לכן גם למיזמים חברתיים יש ערך בבניית אתר.

כלי שעושה הכל

Airtable

קצת קשה להסביר מה Airtable בעצם עושה, אבל ברגע שמתחילים לשחק איתו, מתגלה עולם של אפשרויות. בגדול, החבר'ה בAirtable שואפים לקחת את הגיליון אקסל הבסיסי ולהפוך אותו לכל יכול. הבסיס הוא שימוש בטבלה כמסד נתונים, הזנת מידע באמצעות מערכות אחרות (נגיד google forms), והפצת המידע באופן אוטומטי למערכות אחרות. אם כל זה לא נשמע לכם תיאורטי מדי ואפילו שימושי, מציע לראות כמה סרטונים ולגלות שהשד לא כזה נורא. אם אתם ממש בעניין אפשר גם לבדוק את notion, שלמיטב הבנתי אפילו עוד יותר מתקדם ומוצלח (במחיר של אקסטרה מורכבות).

עיצוב

Moqups

כחלק מתהליך בניית מוצר דיגיטלי, אנחנו נשאף לבטא את עיצוב המוצר (ובדגש על חווית המשתמש) בשלב מוקדם ככל שניתן ועם כמה שפחות עבודה למתכנת שאחראי על צד המשתמש (front end). לכן הקונספט של wireframes ו Mockup מאפשר לנו לייצר עיצוב מופשט ובסיסי בתור התחלה, ועד עיצוב קרוב לגרסה הסופית (pixel perfect). בנוסף ל – Moqups יש עוד אין ספור תוכנות שיכולות לעזור גם ללא מעצבים מקרבנו, להמחיש את הרעיונות במסגרת ויזואלית.

 

מקווה שהצלחתי לייעל את הזמן, ניפגש בפוסט הבא

השאר תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *