מיתוס הפרודוקטיביות ואסטרטגיה של ציפיות נמוכות בעבודה מהבית

חבר חכם פעם אמר לי:
המחשבה שלך על ה-יום הפרודוקטיבי שבסופו תספיק לעשות כל מה שאתה רוצה היא אשליה
כמה פעמים כבר יצא לי לבהות ברשימת המשימות שלי ולתהות "במה אתחיל עכשיו?". משימה אחת גדולה מידי ואין לי פניות נפשית אליה, אחרות קטנות ומעצבנות ומרוב בהיה ברשימה, אני נזכר בעוד חמישה דברים דחופים ופעוטים אחרים שאני מדלג על הכנסתם לרשימה ומתחיל לבצע. זאת אחלה של אסטרטגיה לבריחה מהרשימה המסודרת שלי. מפעם לפעם אני חוזה לבהות ברשימה, עד שאני מוצא את המפלט הבא.

והנה, חולפות להן כמה וכמה שעות והרשימה עדיין שם. בלבי אני חושב לעצמי "הרי רוב המשימות כאן די פשוטות. מחר אתעורר על רגל ימין ותוך שעתיים אני מסיים הכל עם מספיק זמן לעשות את המשימות של מחר". טכנית הרי, זה הגיוני. אם לוקחים כל משימה ומשימה ומעריכים כמה זמן היא תקח, רואים שלא אמורה להיות שום בעיה להכניס את כולן ביום עבודה מאומץ אחד. לכן הקול הפנימי אומר – לא נורא, מחר אשלים את כל מה שלא עשיתי היום.

ובכן, מדובר בטעות. זהו החזון הכוזב של הפרודוקטיביות. כמו התחלה בדיאטה ודחיינות של פעילות גופנית, תמיד אנחנו חושבים שהנה, הרוח תשרה עלינו מחר. והיא לא… אבל כאן בדרך כלל מתחילה הבעיה. אחרי כמה שעות או ימים, מתחילים רגשי האשם. "אני לא פרודוקטיבי משום שאני לא מתאמץ מספיק. אין לי מוטיבציה. באופן כללי, אני גרוע". מכירים את התחושות האלה? סימן שאתם כמוני. בתחושה שלי, התחושות האלו מתחזקות במיוחד כשאנחנו עובדים מהבית.

היכן הטעות? כנראה שהטעות הראשונה היא בציפייה. המחשבה שעכשיו אנחנו נשב עשר שעות ונעבוד בלי הפסקה וניצור את כל מה שרצינו היא היא שורש הבעיה. לא בגלל שזה לא הגיוני. להיפך! כולנו זוכרים כנראה את אותו יום פרודוקטיבי שלנו שבו הפתענו את עצמנו ותקתקנו משימות. אותו ניסיון חיובי (חד פעמי?) גורם לנו לחשוב שהוא בר-שחזור. לכאורה, אין סיבה טובה לחשוב שמחר לא יהיה אותו יום שמגיע לצערנו רק פעם בחודש. אבל החיים לא עובדים ככה חביבי. בשגרה אנחנו לא עובדים ככה. לפחות לא אני.

אשמח לחלוק בקצרה חמש תובנות מעניינות בקשר לניהול זמן ומוטיבציה שמתבססות על הניסיון המקצועי והאישי שלי:
  1. בניית תכנית עבודה לפי זמן *נטו* לביצוע משימה  – הצעד הראשון בדרך לאכזבה. זאת תכנית שנדונה לכישלון משום שהיא מתעלמת מהגורם האנושי שהוא אנחנו.
  2. לביצוע של משימות יש אופי "דביק". כלומר, אם כבר התחלנו לעבוד על משהו ונכנסנו אליו, יהיה לנו קל להמשיך בה או לעבור למשימה נוספת בעלת אופי דומה, אבל קשה מאוד לעבור למשימה אחרת. במיוחד אם ההיקף שלה לא ברור והצעד הראשון בה מעורפל.
  3. מצד שני, אחרי שהצלחנו במשימה אחת יש לנו יותר מוטיבציה לעבור למשימה הבאה.
  4. שלא במודע – אנחנו נוטים להקדיש יותר זמן למשימות שאנחנו אוהבים ומעמיקים בהן גם יתר על המידה אם הן מעניינות אותנו. כמובן שזה משבש לנו את לוחות הזמנים.
  5. ת-מ-י-ד הכוח והסבלנות נגמרים בשלב מסויים. אבל גם אז, קל להמשיך עוד שעות ב"עבודה" על המשימות הבאות באופן לא פרודוקטיבי בעליל.

יכול להיות שהניסיון שלכם שונה מהנסיון שלי, לא כולם עובדים אותו דבר. אבל מאותן תובנות אני משתדל לעצב אסטרטגיה שתעזור לי לנהל את ימי העבודה שלי בצורה יעילה יותר.

קודם כל, אני משתדל לא ליצור ציפייה לא ריאלית לגבי הספק של משימות. אם אצפה ליותר מידי, כנראה שאתאכזב בסוף היום. אם ארגיש שלא הספקתי כלום, זה לא יעזור לי להספיק יותר מחר – להיפך. מול מבול של משימות התגובה האוטומטית היא "נדבר מחר. ביי", ולא "וואו, יש לי מלא להספיק, אני אתחיל לעבוד מהר ולטפל בכל הבעיות תכף ומייד". שנית, אני מתחיל את היום עם משימה *קלה*! אני אישית ממש מתנגד לגישה של "לאכול צפרדע" בתחילת היום שאחריה הכל אמור להיראות קל ונעים. זה לא עובד. במקום, אני מנסה ליצור תחושת הצלחה שמעלה אותי על מסלול של עשייה.

שלישית, אני משתדל להעריך את זמני העבודה כלפי אחרים בהתאם למה שאני *רוצה* לעשות ולא בהתאם למה שאני *יכול* לעשות לכאורה. אני יכול לבצע ביעילות רק כמות מאוד מוגבלת של משימות שאני מאוד לא אוהב. לכן, כדי שתהיה לי מוטיבציה, אני משתדל להקדיש זמן למשימות שאני כן אוהב כדי שאוכל לעשות את המשימות המעצבנות.

לבסוף, משהו שאני לא כל כך טוב בו, אבל אני משתדל – לעצור את העבודה בזמן שאני לא פרודוקטיבי. בכל יום מגיע השלב של יציאה ממיקוד. בשלב הזה להמשיך לשבור את הראש זאת טקטיקה שלא מביאה תוצאות טובות. במקום, מוטב פשוט לעצור. זה הזמן לנוח רבע שעה, לעבוד בגינה, או לעשות כלים. כן, הזמן הזה של העייפות הוא זמן מושלם למשימות שמצריכות פעילות פיזית. אח"כ, באופן מפתיע, קל יותר לחזור לריכוז.

השאר תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *