איך כותבים מייל או וואטסאפ באופן מקצועי

בראש רשימת המשרות השנואות שבהן היתה לי הזכות לעבוד מתנוססת ללא ספק ה"טלמרקטינג". כן, אי אז בתחילת שנות ה2000 זה היה משלח יד נפוץ ואני מכרתי טלפונית משואבי אבק ועד ביטוחים. מה בכל זאת יצא לי מהדבר הנורא הזה?
  1. אומץ לפנות לאנשים שאני לא מכירה, לשטוח בפניהם מידע ולשכנע.
  2. יכולת לתמצת מידע סבוך במשפט אחד ואז להוסיף משפט נוסף לסגירת עסקה, מה שקרוי "קריאה לפעולה".
בזכות זה עד היום אני משתדלת להיות סבלנית לכל מי שפונה אלי: בטלפון, בוואטסאפ או במייל, למרות שהתנאים בשטח מאתגרים, מאוד מאתגרים:
  • העומס הבלתי יתואר בפניות ומסרים שמציף את כולנו, מצמצם את הקשב.
  • מה לעזאזל?! יש פניות שהן פשוט התעללות: ארוכות, סבוכות, לא מכבדות, פולשניות (מה השעות הלגיטימיות לפנות בוואטאפ?) או הודעות קוליות (בהן כל רגע של האזנה נדמה כמו נצח, וגרוע מזה- לא נשאר תיעוד).

אחרי כל ההקדמות, אני ממליצה ומפצירה לא לשלוח הודעות סתם אלא לעקוב אחרי המתודולגיה שאני מציעה.


כתיבה היא כידוע, צורת תקשורת, ותקשורת מטרתה להעביר מידע מהכותב לקורא. כדי שהמידע יעבור באופן נהיר ויביא לתוצרים המצופים, על  הכותב להכיר ולהבין את הנמען- "קהל היעד": כלומר להבין מה האינטרסים- הכוונות- העניין שלו. על אחת כמה וכמה כשמדובר בכתיבה מקצועית. או אז הפניה צריכה להיות ברורה ונגישה- גם באופן שימשוך את אותו נמען לקרוא, וגם כדי שיגיב באופן שבו אנחנו מייחלים לו.

וזה לא כ"כ פשוט. אני אישית נתקלת בקושי רגשי וטכני ליצור קשר עם אנשים חדשים ולעניין אותם בתכניות שלי, ומהצד השני מקבלת פניות ממבקשי בקשות שמוציאות אותי מדעתי.

אז איך עושים את זה? בואו נתחיל ב- איך לא עושים את זה:

  • הודעת וואטסאפ קולית
  • הדעת וואטסאפ מקוטעת. שברי משפט בהמשכים
  • התעניינות מזויפת לשלומי
  • הודעת וואטסאפ שפולשת לשעות הפנאי
  • פניה חברית מדי, ללא היכרות מוקדמת
  • מלל ארוך או מלל בלתי מובן
  • הצגה עצמית ארוכה
  • פניה בהמשך לשיחה או נושא שעלה בעבר, בציפייה שאזכור במה מדובר

משלל הטעויות שלעיל ניתן למעשה לזקק 2 תובנות חיוביות שכדאי שילוו אותנו בעת פניה לאדם זר  בבקשה הם:

  • התחשבות: כדאי לזכור שיש 'אדם' שמקבל את הפניה שלכם. נשתדל להכיר אותו, להבין מה מעניין אותו, ולשלוח את ההודעה באופן שיהיה לו הכי קל לקבל אותה.
  • בהירות: כדאי שנבין מה אנחנו רוצים ומבקשים. כך נוכל לכתוב פניה בהירה ומתומצתת.

וביתר פירוט:

מסגרת לפנייה מקצועית באי-מייל: פניה לאדם חדש במטרה ליצור שיתוף פעולה:

  1. המקום: אי- מייל או וואטסאפ? יתרונות וחסרונות:

פניה באי-מייל:  זוהי פניה מכבדת. לא פולשת לפרטיות. מדיום יותר שמרני, שיוצר ריחוק. אך יש אפשרות לכתוב מעט יותר באריכות.

פניה באמצעות וואטסאפ: המדיום יוצר אינטימיות ותחושת דחיפות. אך ההודעה שלכם יכולה להיבלע ולהישכח בזרם הבלתי פוסק. אם בחרתם להציג את עצמכם בוואטס אפ, כדאי שתעשו את זה לאחר ששקלתם את כל החלופות.

  1. הזמן:

פניה באי-מייל: המדיום כאמור לא פולשני, ולכן אפשר לשלוח כמעט בכל עת, למעט שבתות וחגים. מומלץ לשלוח בערב כך שהאי-מייל שלכם יהיה הראשון לקריאה על הבוקר.

פניה באמצעות וואטסאפ: רק בשעות העבודה: 8:30 -18:00

  1. העלילה: לרוב אי-מיילים נסרקים במהירות ורק אז נפתחים במלואם. לעיתים קרובות, גם מסיבות טכניות, המלל היחיד שנקרא הוא הנושא ומשפט הפתיחה. לכן:
  • הכותרת צריכה להיות עניינית ומעניינת.
  • משפט פתיחה, קולע ותמציתי שמסביר את עיקר הפנייה.

כדאי לזכור שכמו עבודה אקדמית, האי-מייל הוא לא סיפור בלשי. לכן לא מובילים את הקורא צעד אחר צעד עד לגילוי המרעיש של נושא הפניה. להיפך, מהות הפניה מוכרזת על ההתחלה.

טיפ: יתרון חשוב בפניה לאנשים חדשים, הוא אפשרות ליצירת אמון. לכן אם יש באפשרותכם ליצור זיקה זה המקום לעשות זאת. דוגמאות ליצירת אמון:  – לציין שיש מכר שקישר ביניכם. – לציין שאתם שייכים לארגון גדול ומוכר. – מחמאה או התעניינות מקצועית.

  • פסקה קצרה על מה אתם רוצים, ולמה זה יכול לעניין את הנמען.
  • היכרות : קצת על עצמכם/הארגון שבשמו אתם פונים.
  • סיכום: שילוב 2 הפסקאות הראשונות ודיוק של הבקשה.
  • סיום: קריאה לפעולה. מתי אפשר לשוחח טלפונית? או הצעה ל-3 מועדים אפשריים לפגישה.
  • תודה

 המטרה:  להיפגש פנים אל פנים. האמצעי הדיגיטלי הוא לא חלופה למפגש, הוא אמצעי ליצירת קשר ראשוני.

לא קיבלתם תשובה: קיראו שוב את הפניה שלכם. שפצו אם יש צורך ושלחו שוב. 

השאר תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *